Выберите регион:
Ваш город:
Санкт-Петербург
ISO 9001:2008
Оставьте отзыв о нашей работе
20 Декабря

Как внедрить систему документооборота и сэкономить?

Решение о внедрении электронного документооборота принято, а что дальше? Зачастую не все компании представляют себе последовательность внедрения данной системы.

Цель статьи

Для понимания картинки и последовательности внедрения, мы разберем шаги запуска в компании документооборота, следуя которым можно значительно сократить затраты всего предприятия.

Экспертное мнение по внедрению документооборота

Статья написана специалистами компании «Первый БИТ», которые читают обучающие курсы в Санкт-Петербурге по работе с программой 1С:Документооборот и по ее настройке, а также на протяжении многих лет внедряют системы электронного документооборота на предприятиях различных отраслей бизнеса: от строительных компаний, проектных бюро до холдингов и предприятий с региональной структурой.

Сергей Каплин, методист проектного отдела компании «Первый БИТ», проанализировал все часто задаваемые вопросы клиентов по внедрению документооборота и готов поделиться рекомендациями, а также рассказать о возможностях экономии денежных средств предприятия.



Можно ли сэкономить денежные средства при внедрении документооборота?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«Внедрение обойдется дешевле, если использовать так называемую «консультационную модель». В таком случае большую часть работ берет на себя сам Заказчик. При этом перед внедрением ему необходимо пройти обучение по внедряемому решению – в нашем случае по Документообороту.

Предварительное обучение позволяет получить финансовую выгоду. Но есть и другие способы, которые помимо денежных средств, помогут сэкономить ресурсы, время и нервы. О них и пойдет речь дальше».

Как запустить «консультационную модель»?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«Основную работу по внедрению выполняют два сотрудника: IT-специалист (отвечает за администрирование базы и ее настройку по части прав и пользователей) и делопроизводитель, либо ответственный за бизнес-процессы (настраивает базы под стандарты делопроизводства, введенные в компании).

После обучения всю работу по заполнению справочников Заказчик может выполнить самостоятельно. Около 90% настройки он производит сам, а оставшуюся часть с привлечением специалистов IT-компании, которой можно доверить данный процесс. Другими словами, Заказчик в ходе самостоятельного внедрения готовит вопросы, а затем задает их подрядчику и одновременно закрывает».

Как упростить работу сотрудников на всех этапах внедрения документооборота?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«1С:Документооборот 8» ? модульное решение, которое позволяет включать функционал по мере его необходимости. Используя эту особенность, можно разбить весь процесс внедрения на этапы и начинать при этом с самых простых функциональных опций, например, файлы или почта.

Пользователи смогут практически сразу после запуска оценить преимущества программного продукта. Со временем, когда они начнут получать очевидные плюсы от использования документооборота, сработает внутренняя реклама среди остальных сотрудников компании».

При помощи чего убедить руководство в необходимости внедрения?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«Если возникнет ситуация, когда нужно обосновать руководству эффективность внедрения, то рекомендуем попробовать переманить начальство на свою сторону. Не стоит тратить время на объяснение всех выгод и преимуществ, правильнее оперировать свершившимися фактами.

Можно запустить пилотный проект на небольшом подразделении и, отработав на нем механизмы программы, посчитать показатели эффективности и показать их руководству. В большинстве случаев, даже на небольших группах, эти показатели могут выглядеть существенно, а при проецировании в масштабы компании становятся еще более весомыми аргументами».

Чем полезен пилотный проект?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«В результате интенсивного развития компании, встречаются ситуации, когда возникает необходимость быстро принимать решения без должного документарного оформления и без выпуска организационно-распорядительных документов (ОРД). В структуре предприятия возникает хаос – все держится на устных договоренностях и зачастую теряется или забывается.

Есть проверенный метод в данном случае – это пилотные проекты. На примере одного-двух подразделений можно сформировать процессы, автоматизировать их и отследить, как меняется ситуация. Как правило, в пределах пилотных проектов легко управлять рисками и можно завершить их весьма успешно. Взяв за основу пилотный проект, следует «раскрутить» его на все подразделения и направления бизнеса, создавая работающую и эффективную структуру уже на этапе роста или формирования компании».

Кого в компании назначить ответственным?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«На старте проекта – важно назначить ответственных. Это необходимо для того, чтобы каждый из сотрудников четко знал свои обязанности и понимал, что от него требуется. В противном случае есть риск попасть в ситуацию с испорченным телефоном: подрядчик общается с конечными пользователями для составления требований к задаче, каждый из них видит одну и ту же ситуацию под разными углами, со своим индивидуальным взглядом и подходом к решению бизнес-задач.

Избежать этого просто – необходимо выбрать одного человека, который видит процесс «сверху» и может четко сказать подрядчику какие из желаний пользователей стоит проигнорировать, а какие учесть. Согласование конечного технического задания или листов требований должно в обязательном порядке происходить именно с этим человеком. В противном случае будет не избежать неоднократных доработок и исправлений. Есть большая вероятность и вовсе никогда не закончить этот процесс.

В ситуациях, когда Заказчик не готов выделить человека для решения подобной задачи, следует задуматься о привлечении консультантов или специалистов со стороны. В этом случае стоимость внедрения может несколько увеличиться, но процесс автоматизации, пущенный на самотек, всё же обойдется дороже.

Почему важно управлять процессом?

Сергей Каплин, эксперт по внедрению документооборота, компания «Первый БИТ»:

«Необходимо уделить контролю поручений немного времени, и это позволит значительно снизить риски не завершить проект или потратить на него гораздо больше денег и трудозатрат. Казалось бы, очевидный принцип, но на практике происходит как раз обратная ситуация – процесс перестает контролироваться. Особенно это характерно для внедрений, которые относят к «простым». В итоге самые элементарные задачи начинают откладываться на потом, наслаиваются друг на друга и превращаются в бесконечный список проблем, которые становится трудно распутать».

И в заключение, важно отметить – нужно доверять своим подрядчикам. Для решения задач они предлагают те способы, которые уже успешно применялись в подобных ситуациях и в той же отрасли, не стоит изобретать «велосипед».

Успешных Вам внедрений!

Возврат к списку

Линия консультации
Поддержка вашего бизнеса 24/7

У вас возникли вопросы?
Задайте их нам!

Заполните форму - и мы перезвоним Вам в течение 2 часов в рабочее время.

Выберите регион:
Контакты

Узнайте первым об акциях и скидках и получайте профессиональные новости, а также советы по «1С» – еженедельно!


Если вы заметили ошибку, сообщите нам, выделив проблемный текст и нажав Shift + Enter. Спасибо!