Описание
До начала проекта в компании ООО «Сфера» процессы аренды и финансового планирования выполнялись вручную. Согласование платежей происходило по электронной почте или на бумаге, а реестры оплат собирались бухгалтером вручную. Отслеживание взаиморасчетов, сроков действия договоров и процент занятости помещений велось в отдельных таблицах, что усложняло анализ и контроль финансовых потоков.
Для автоматизации процессов было выбран программный продукт Бит.Строительство – модуль Аренда, а также финансовый модуль Управленческий учет. Партнером по внедрению была выбрана компания «Первый Бит» (офис Спортивная) — благодаря своему опыту, профессиональному подходу и репутации надёжного интегратора.
Проект включал несколько этапов:
- Проведено экспресс-обследование текущих процессов и выявлены функциональные разрывы.
- Смоделированы сквозные бизнес-процессы.
- Объединены несколько юридических лиц в единую базу для консолидации учета.
- Проведено обучение пользователей и поддержка на этапе промышленной эксплуатации.
В рамках проекта выполнены следующие задачи:
- реализован учет договоров аренды с автоматическим расчетом арендных платежей и дополнительных услуг (включая уборку, электроэнергию, горячую и холодную воду);
- добавлены механизмы учета показаний счетчиков по каждому помещению;
- разработан инструмент автоматического формирования закрывающих документов арендаторам; внедрен процесс согласования заявок на расходование денежных средств с учетом лимитов и маршрутов согласования;
- обеспечен аналитический учет по статьям бюджета, проектам и объектам аренды.
